Diego Cabai | Blog

Este artículo está pensado como ayuda, tips, o comentarios sobre agregados o funciones de Office que pueden darte una mano y optimizar tu experiencia. No es nada nuevo, las funciones existen, solo que algunas personas tal vez no las esten utilizando. Espero les sea de utilidad y mejore el rendimiento de sus operaciones con Microsoft Office.

En algunos casos son sólo configuraciones, pero en otros tal vez requieran instalar alguna herramienta o add-in para el producto de Office comentado. En este caso se presentan sólo algunas ya que el listado sería inmenso, espero que estas que presento te sirvan. En caso de que te sean útiles te sugiero que te registres a nuestro RSS para recibir noticias de la segunda publicación.

Abrir Archivos de Office 2007 desde otras versiones:
Esto es muy común, uno tiene instalado el Microsoft Office 2007, genera un documento, lo guarda y se lo envía a un compañero de trabajo o cliente, éste no lo puede abrir porque tiene Office 2003. Por qué? Porque con Office 2007 Microsoft cambió el formato de sus documentos. Ahora la extensión por default del Word por ejemplo es .docx cuando antes era .doc. Son archivos con estructura XML, pero para no irnos tan en detalle, cómo podemos abrir documentos .docx en Word 2003 por ejemplo? Instalando el "Microsoft Office Compatibility Pack". Bajalo, instalalo y listo, con tu Office 2003 vas a poder abrir y trabajar en archivos .docx. No vas  tener los extra features para crear nuevos, pero vas a poder tener compatibilidad.

Guardar como PDF:
No se necesita tener el Adobe Acrobat para generar archivos PDF. Ahora lo podés hacer con Microsoft Word. Sólo tenes que instalar un Add-in de Microsoft "Save as PDF". Lo bajas, lo instalas y te va a aparecer una nueva opción en el Guardar como, PDF. Esto es para Office 2007 unicamente. Sino está el Add-in que agrega no solo PDF sino también XPS, "Save as PDF or XPS".

Agregar los Feriados al Outlook:
Es muy común que estemos preguntando, Cuándo es feriado?, obviamente que todos disfrutamos de esos días. La verdad es que por defecto no vienen cargados en nuestra agenda como deberían, en rojo, grande y titilando jajaja, pero podemos agregarlos para que nos recuerde cuándo es feriado en nuestro país. Para esto, debemos ir a las herramientas del Outlook (Tools), luego a las opciones (Options) y por úlitmo a las opciones del calendario (Calendar Options). Ahí vamos a ver un botón que dice "Add Holidays" o "Agregar Feriados" (Estimo esa traducción ya que lo uso en inglés), seleccionamos el país de los feriados que queremos agregar y listo, hacemos click en Ok tantas veces como para cerrar todas las ventanas.

Agregando licencias de uso a los Documentos:
Alguna vez escucharon de Creative Commons? Básicamente es un sitio donde podes establecer los derechos de uso de lo que vos creas. Por ejemplo, lo vas a ver muy seguido en los sitios web, en los blogs es cada vez mas común que lo agreguen, ya que cambian de "Todos los derechos reservados" a "Algunos derechos reservados" y esa licencia la podes customizar según lo que vos quieras perimitr. Luego podes poner un link a esa licencia de uso en tu sitio y listo. Bueno ahora, gracias a un Add-in de Microsoft podés hacer lo mismo con tus documentos. El Creative Commons Add-in for Microsoft Office permite que agregues la licencia a los documentos. De esta forma todo lo que crees sale licenciado para su uso, modificación, edición, etc.

Segurizando Oraciones en Documentos:
Que pasa si tenemos un documento donde ciertas oraciones no queremos que sean leídas o editadas? Como si agarráramos un marcador negro en una hoja y tacháramos toda la oración? En una hoja ya no podrías leerlo, pero en un documento de Word cómo hacemos eso? Instalando el Add-in Word Redaction de Microsoft, podemos especificar qué palabras, oraciones, headers, footers, campos, tablas, etc. que no queremos que pueda ser leído. Aparece todo tapado por una línea negra ancha que no deja ver el contenido, sólo a nosotros. Si abrimos el documento con un editor de texto común y corriente, tampoco nos deja ver el contenido, lo cual es muy bueno. Esto sirve como método de seguridad para que ciertas personas no vean contenido confidencial que no deberían.

Cotizaciones de Bolsa en Excel en tiempo real:
Si sos usuario de Excel y trabajas con acciones te va a interesar agregar un Add-in para poder traer la información de la bolsa desde el sitio de MSN Money Online. Este Add-in MSN Money Stock Quotes nos trae la información que querramos en tiempo real si tenemos conexión a internet. Puede servir para prevenir ciertas pérdidas en la bolsa o para identificar posibles ganancias.

Agregando Stencils a Visio:
Si sos usuario de Visio conoces los Stencils, sino te cuento que son las imagenes que tenes a la izquierda para armar los diagramas, diseños, etc. Estos se pueden agregar como si fuesen cliparts. Para qué agregamos Stencils? Para darle un mejor diseño a nuestros diagramas, mas credibilidad, hacerlos mas reales en cuanto a medidas, etc. No es muy fácil de conseguir stencils para algunos productos por eso te dejo un sitio de MVPs donde vas a encontrar una lista de links donde cada uno de estos tiene Stencils para diferentes rubros. Hay desde Arquitectura, a piletas, a Ingeniería Petrolera, etc. Visio Stencils

Queres mas Add-in o herramientas para extender la experiencia de Microsoft Office? Buscá lo que necesitas en el portal Online de Microsoft sobre herramientas de terceros. Office Marketplace Homepage
Hay algunos productos gratuitos y otros pagos, revisá bien el tipo de licencia del que te agrada.

Ahí mismo en Office Online tenes una serie de recursos innumerables, desde tutorials, downloads, clip arts, templates, etc. Te recomiendo que le eches una mirada ya que si estas buscando alguna solución de Office para automatizar tu trabajo, seguro está acá.

Compártelo

 Email |  Imprimir |  PDF