En principio deben descargar los productos de Office 2010, Project 2010 y Visio 2010. En cada uno de ellos les va a pedir una cuenta Passport y registrarse para poder descargarlo. Al hacerlo, ejecutan el archivo y les aparecerán unas ventanas como las siguientes. En este caso ejecuté primero el del Office 2010, pero los otros productos tienen la misma interfaz.

Mi equipo cuenta con Windows 7 instalado y ya tenía Office 2007 Professional Plus, así que simplemente quería hacer un upgrade. Esto es importante si queremos hacer upgrade en algun ambiente mas grande de usuarios y ver cómo queda luego el Office.

Aceptamos la licencia y luego podemos hacer click en Upgrade o bien Customize para especificar los productos uno por uno. Esto es decisión de cada uno, yo quería ver cómo quedaba la actualización encima del 2007 así que hice click en Upgrade.

Como ven la actualización es muy simple y sencilla, si eligen customizar el contenido tiene algunos pasos extra, sino es bien simple y finaliza con éxito. Qué puedo decir de los productos en primera instancia?

Bien comencemos uno por uno o bien algunos comentarios nada mas para no hacerlo muy extenso, pero voy a comentar lo bueno y lo malo de cada uno.
 

Microsoft Outlook 2010

Positivo: Creo que el mejor de los puntos que trae esta versión es la posibilidad de configurar mas de una cuenta de Exchange en un mismo cliente. Este era uno de los features mas pedidos por los usuarios avanzados de Outlook y ahora podemos configurar cuantas cuentas querramos de Exchange en el mismo cliente. Algunas mejoras en cuanto al Calendar que hacen mas facil llevarlo. Inicia y cierra mas rápido incluso con el mismo PST que lo optimiza al abrir por primera vez. Si te paras sobre un correo, abajo a la derecha te pone los contactos que estan en la historia del correo y si le haces click te trae los correos intercambiados con esa persona lo que agiliza mucho la búsqueda de ítems.

Negativo: Para mi es un punto negativo, hay mucha gente a la que le gusta pero yo ODIO ver los correos como conversaciones como los muestra Gmail y luego del Upgrade me dejó esa vista por defecto. No entendía nada de mis correos. La carpeta Inbox la movieron arriba de todo en la lista de carpetas del PST. Esto lo hace por defecto luego de un upgrade lo que también contribuyó a que no encuentre los correos jaja. La interfaz gráfica tiene unos colores raros ahora y no me gusta mucho.

Microsoft Word 2010

Positivo: Muchas mejoras en general en cuanto a gráficos, efectos visuales, colaboración con otra gente a la hora de crear documentos, subirlos a Office Online y sobre impresión.

Negativo: Esperaba algo nuevo y revolucionario para el procesador de texto… :(

Microsoft PowerPoint 2010

Positivo: Muchas mejoras en general en cuanto a gráficos, efectos visuales, colaboración con otra gente a la hora de crear documentos, subirlos a Office Online y sobre impresión. Esto es igual al Word, ahora algo extra es la posibilidad de editar videos para insertarlos a la presentación de una forma fácil y ágil. Algunas tareas se hacen mucho mas rápido que antes con el nuevo menú. Abrir cada presentación en su propia ventana es mas fácil para trabajar.

Negativo: Nada, bastante buen upgrade de versión

Microsoft Excel 2010

Positivo: Rápido, muy rápido :) No hay que esperar mucho tiempo para abrir grandes archivos y mas si es la versión 64-bit, vuela!. Hay un nuevo tipo de gráfico muy pequeño que entra en una celda pero te da una muy buena idea si el valor va subiendo o bajando, por ejemplo para seguimiento de acciones. Muchas mejoras en las Pivote Tables que para quien las use seguido va a estar muy contento. Las mejoras de siempre a nivel gráfico, efectos, colaboración, etc.

Negativo: Nada, muy buen upgrade de versión, vale la pena.

Microsoft Visio 2010

Positivo: Trae unos templates excelentes, incluso para diagramar planos de casas, etc. Mucho mejor la interfaz de creación de documentos. Muchas mas funciones de diagramación automática (Quick Shapes). Se pueden crear Workflows para Sharepoint lo que es muy importante en empresas que se manejen con procesos de este tipo. Mejoras gráficas, de colaboración, etc.

Negativo: Nada,  buen upgrade de versión.

Microsoft Project 2010

Positivo: Hasta ahora el Project era el unico producto que no tenía la nueva interfaz de Office 2007 y en este caso sufrió dicha actualización. Por eso mas facil realizar algunas tareas con los proyectos que antes era mucho mas complicado. La interfaz donde uno completa las tareas es mucho mas simple y fácil de usar también. Mas flexibilidad a la hora de administrar el proyecto y una vista de la línea de tiempo que te da una idea mas completa de todas las tareas, el tiempo involucrado y el porcentaje realizado del mismo. También tiene la parte de colaboración como los otros productos y un calendario mucho mas práctico y simple para administrar a los recursos que trabajarán en el proyecto.

Negativo: Nada, un upgrade que TENES que hacer.

Estos son algunos de los productos del Office 2010, no voy a comentar TODOS pero te da una idea de los mas usados y si tenes que hacer o no el upgrade o mejor dicho, si vale la pena. En general el upgrade resultó positivo y tiene muchos beneficios, con el unico que estoy algo decepcionado es con el Outlook, porque me cambió mucho la forma de trabajar en el día a día y eso es un problemas cuando uno hace una actualización, pero en general todo funciona mejor y esta es una Beta.

Trae un sistema para que uno pueda decirle a Microsoft las cosas positivas y negativas del upgrade con una explicación del tema y un screenshot del producto así pueden hacer las modificaciones pertinentes antes de que salga a producción. Abajo dejo los links para que descargues los productos y empieces a probarlos.

Link | Download Microsoft Office 2010 Beta
Link | Download Microsoft Visio 2010 Beta
Link | Download Microsoft Project 2010 Beta

Microsoft siempre está sorprendiéndonos con nuevas tecnologías, nuevos productos, nuevas versiones de los mismos con nuevos features, etc. En esta ocasión podemos decir que el Microsoft PowerPoint se viene con todo para el 2010. Hasta ahora he visto algunos videos e imágenes pero creo que esto va a hacer las presentaciones de las compañías mucho mas dinámicas. Asimismo creo que ahora si los usuarios deberán tener algún tipo de capacitación para lograr esto porque no creo que sea tan sencillo y simple.

El producto viene con aceleración por hardware para la parte gráfica y de procesamiento lo que hace que los efectos sean mas claros y definidos y se puedan apreciar mucho mejor a los usuarios finales. Incluso la aplicación de efectos es sencilla, el agregado de videos le da mucho dinamismo al producto, hasta podemos agregar partes de los videos sin necesidad de agregar el mismo completo o cortarlo con otro software. También podemos comprimir el archivo muchísimo para las diferentes calidades de la presentación.

Creo que los nuevos features son sorprendentes y van a dejar a varias compañías con la boca abierta para poder utilizarlos en sus propias presentaciones. Dejo algunos videos, imágenes y algunos links útiles con mas información al respecto.

Link | Office Watch - PowerPoint 2010 – first look
Link | Imágenes de PowerPoint 2010 en Google
Link | Microsoft Showcase Office PowerPoint 2010 Videos
Link | Embed Videos/Audio In PowerPoint 2010 Presentations

Por fin un hotfix que realmente hace lo que dice. En este caso un parche para Outlook 2007 que mejoró muchísimo mi performance. Este parche salió el 24 de Febrero pero esperé un tiempo para aplicarlo y tener el tiempo de probarlo a fondo.

Lo que noté mas rápido luego de aplicarlo es que ahora el Outlook cierra mucho mas rápido, el PST lo cierra enseguida y no se queda grabando mucho tiempo. No toma tanta memoria como antes para poder trabajar. El cliente en si es mucho mas ágil, etc. No se que hicieron con este parche porque no es que reescribieron todo el código pero hicieron un cambio notable en cuanto a performance, por eso recomiendo que si usas Outlook 2007 lo instales cuanto antes.

Mas abajo estan los links para poder descargar el parche e instalarlo en tu equipo como así también la lista de los problemas que mejora además de las mejoras de performance. Esto va a estar incluído dentro del Service Pack 2 de Office 2007, pero si no queres esperar tanto, instalalo ya que no me trajo ningún problema y al contrario mejoró mucho la experiencia con el cliente de correo.

Antes cuando cerraba el Outlook el proceso quedaba corriendo en background, yo no me enteraba y si mandaba a apagar el equipo aparecía que el proceso seguía corriendo, tal vez lo mataba y se corrompía el PST. Ahora no sólo cierra en unos segundos lo cual es muy bueno incluso con archivos PST de gran tamaño, sino que agregaron un ícono en la tray bar que cuando lo cerras aparece y cuando el proceso desaparece, el ícono también. De esta manera sabes cuando el proceso sigue arriba y cuando ya cerró. Es una buena manera de controlar que el Outlook haya cerrado completamente. El ícono es el siguiente:

Para mas detalles te sugiero que revises los links de Microsoft desde donde podrás descargar el hotfix como así también leer todo lo que soluciona.

Link | Outlook 2007 improvements in the February 2009 cumulative update
Link | Outlook 2007 hotfix package (Outlook.msp): February 24, 2009

Creo que está en nuestra naturaleza conocer las nuevas tecnologías apenas se empiezan a hablar de ellas. No hace mucho salió el Exchange Server 2007, no muchas compañías actualizaron a este gran producto ni aprovechan todos los features que ofrece y aún así ya estamos viendo cómo sería o que features vienen en el Exchange 14. Lo mismo para el Office, qué nos espera en esta nueva versión. Creo que es algo natural y normal estando en tecnología querer saber del futuro y cómo trabajaron los desarrolladores para darnos mejores soluciones. Hoy está pasando con Windows 7 que el download de la beta saturó los servidores de Microsoft.

Todos sabemos o para el que no lo sepa, la versión de Exchange 2007 es la número 12, la próxima versión de Exchange será la 14…qué pasó con la 13? No preguntemos…mala suerte…jaja

Primero comentamos sobre Office 14, que en realidad no hay mucho. Microsoft no habla mucho del tema y no creo que esté listo para el 2009, ya que no hay nada al respecto con información de las mejoras o nuevos features, pero en el Blog Stephen Chapman comenaron sobre Office 14 y la integración con Grava.

Grava es un conjunto de herramientas del grupo de educación de Microsoft para crear y armar contenido multimedia para los instructores e instituciones de aprendizaje.

Esta es una imágen de Grava en acción creando un contenido sobre la energía solar para luego poder llevar a una institución y dar el curso. La herramienta promete mucho pero como había comentado antes lo interesante aquí es Office 14.

La imágen de Office 14 que muestra Stephen que se incorpora a Grava es una especie de Powerpoint multimedia.

No hay mucho al respecto, los menus fueron mantenidos con el mismo formato, un poco mas de calidad gráfica pero la navegación es la misma.

Se estima que tanto el Office 14 como Grava sean publicados en el mercado para la misma fecha, la cual todavía no tengo pero no creo que sea antes del 2010 debido a la información que estuve leyendo. Igualmente podría estar antes ya que recien empezamos este año.

Acerca de Exchange 14 tampoco tengo mucho todavía, sólo que la programación del mismo es mucho mas escalable que la versión actual de Exchange. Hoy por hoy estan manejando millones de usuarios con la plataforma 14 cosa que con el Exchange 2007 creo que tendrías algo de problemas. Esta es información oficial del Blog de Exchange:

”Today, more than 3.5 million people (students, faculty, staff, alumni) in more than 1,500 schools are using E14 through Exchange Labs, and we are adding more every day. Some of the schools involved include: St John's University, The Wharton School of Business at the University of Pennsylvania, Hinds Community College, Coos Bay Public Schools, Colorado Community College System, and many more.”

Aparentemente también trabajaron en el costo de implementación de Exchange 14. Como todos saben, es mucho mas caro implementar una solución con Exchange 2007 que con Exchange 2003, no solo por el software sino por el hardware involucrado también.

Les dejo un video que está disponible también en Technet con mas información al respecto de esta nueva plataforma. Para ver el video hace falta tener instalado Silverlight. Ahí muestra algunos de los nuevos features e incluso trabajando desde un mobile. Les recomiendo que vean el video porque es realmente interesante.

En algunos casos son sólo configuraciones, pero en otros tal vez requieran instalar alguna herramienta o add-in para el producto de Office comentado. En este caso se presentan sólo algunas ya que el listado sería inmenso, espero que estas que presento te sirvan. En caso de que te sean útiles te sugiero que te registres a nuestro RSS para recibir noticias de la segunda publicación.

Abrir Archivos de Office 2007 desde otras versiones:
Esto es muy común, uno tiene instalado el Microsoft Office 2007, genera un documento, lo guarda y se lo envía a un compañero de trabajo o cliente, éste no lo puede abrir porque tiene Office 2003. Por qué? Porque con Office 2007 Microsoft cambió el formato de sus documentos. Ahora la extensión por default del Word por ejemplo es .docx cuando antes era .doc. Son archivos con estructura XML, pero para no irnos tan en detalle, cómo podemos abrir documentos .docx en Word 2003 por ejemplo? Instalando el "Microsoft Office Compatibility Pack". Bajalo, instalalo y listo, con tu Office 2003 vas a poder abrir y trabajar en archivos .docx. No vas  tener los extra features para crear nuevos, pero vas a poder tener compatibilidad.

Guardar como PDF:
No se necesita tener el Adobe Acrobat para generar archivos PDF. Ahora lo podés hacer con Microsoft Word. Sólo tenes que instalar un Add-in de Microsoft "Save as PDF". Lo bajas, lo instalas y te va a aparecer una nueva opción en el Guardar como, PDF. Esto es para Office 2007 unicamente. Sino está el Add-in que agrega no solo PDF sino también XPS, "Save as PDF or XPS".

Agregar los Feriados al Outlook:
Es muy común que estemos preguntando, Cuándo es feriado?, obviamente que todos disfrutamos de esos días. La verdad es que por defecto no vienen cargados en nuestra agenda como deberían, en rojo, grande y titilando jajaja, pero podemos agregarlos para que nos recuerde cuándo es feriado en nuestro país. Para esto, debemos ir a las herramientas del Outlook (Tools), luego a las opciones (Options) y por úlitmo a las opciones del calendario (Calendar Options). Ahí vamos a ver un botón que dice "Add Holidays" o "Agregar Feriados" (Estimo esa traducción ya que lo uso en inglés), seleccionamos el país de los feriados que queremos agregar y listo, hacemos click en Ok tantas veces como para cerrar todas las ventanas.

Agregando licencias de uso a los Documentos:
Alguna vez escucharon de Creative Commons? Básicamente es un sitio donde podes establecer los derechos de uso de lo que vos creas. Por ejemplo, lo vas a ver muy seguido en los sitios web, en los blogs es cada vez mas común que lo agreguen, ya que cambian de "Todos los derechos reservados" a "Algunos derechos reservados" y esa licencia la podes customizar según lo que vos quieras perimitr. Luego podes poner un link a esa licencia de uso en tu sitio y listo. Bueno ahora, gracias a un Add-in de Microsoft podés hacer lo mismo con tus documentos. El Creative Commons Add-in for Microsoft Office permite que agregues la licencia a los documentos. De esta forma todo lo que crees sale licenciado para su uso, modificación, edición, etc.

Segurizando Oraciones en Documentos:
Que pasa si tenemos un documento donde ciertas oraciones no queremos que sean leídas o editadas? Como si agarráramos un marcador negro en una hoja y tacháramos toda la oración? En una hoja ya no podrías leerlo, pero en un documento de Word cómo hacemos eso? Instalando el Add-in Word Redaction de Microsoft, podemos especificar qué palabras, oraciones, headers, footers, campos, tablas, etc. que no queremos que pueda ser leído. Aparece todo tapado por una línea negra ancha que no deja ver el contenido, sólo a nosotros. Si abrimos el documento con un editor de texto común y corriente, tampoco nos deja ver el contenido, lo cual es muy bueno. Esto sirve como método de seguridad para que ciertas personas no vean contenido confidencial que no deberían.

Cotizaciones de Bolsa en Excel en tiempo real:
Si sos usuario de Excel y trabajas con acciones te va a interesar agregar un Add-in para poder traer la información de la bolsa desde el sitio de MSN Money Online. Este Add-in MSN Money Stock Quotes nos trae la información que querramos en tiempo real si tenemos conexión a internet. Puede servir para prevenir ciertas pérdidas en la bolsa o para identificar posibles ganancias.

Agregando Stencils a Visio:
Si sos usuario de Visio conoces los Stencils, sino te cuento que son las imagenes que tenes a la izquierda para armar los diagramas, diseños, etc. Estos se pueden agregar como si fuesen cliparts. Para qué agregamos Stencils? Para darle un mejor diseño a nuestros diagramas, mas credibilidad, hacerlos mas reales en cuanto a medidas, etc. No es muy fácil de conseguir stencils para algunos productos por eso te dejo un sitio de MVPs donde vas a encontrar una lista de links donde cada uno de estos tiene Stencils para diferentes rubros. Hay desde Arquitectura, a piletas, a Ingeniería Petrolera, etc. Visio Stencils

Queres mas Add-in o herramientas para extender la experiencia de Microsoft Office? Buscá lo que necesitas en el portal Online de Microsoft sobre herramientas de terceros. Office Marketplace Homepage
Hay algunos productos gratuitos y otros pagos, revisá bien el tipo de licencia del que te agrada.

Ahí mismo en Office Online tenes una serie de recursos innumerables, desde tutorials, downloads, clip arts, templates, etc. Te recomiendo que le eches una mirada ya que si estas buscando alguna solución de Office para automatizar tu trabajo, seguro está acá.

Microsoft, de alguna manera está intentando competir con Google en el mercado Online. Entre otros productos Live que ya están usando miles de usuarios, se encuentra el Microsoft Office Live Workspace Beta, que compite directamente con Google Docs Beta.

Algunos de lo servicios que ofrece es el almacenamiento de mas de 1000 documentos en un solo lugar, que puedas acceder desde cualquier navegador de internet, que no dependas mas del correo o pen drives, etc. Podes asignar permisos invitando a gente a leer tus documentos, etc.
La ventaja es que podes trabajar directamente desde el Microsoft Office instalado en tu PC contra este sistema, eso da una ventaja ya que no necesitas utilizar ninguna otra herramienta, instalar plugins, o addons, etc. si tenes el Office instalado trabajas directamente y guardas en la web. La verdad que es una buena opción para almacenaje de documentos no críticos o vitales. El producto es gratuito por lo que es una muy buena opción.

Otra opción dentro de los productos Office Live que ofrece Microsoft se encuentra el Microsoft Office Live Small Business. El producto gratuito consta de la creación de un sitio web profesional para promocionar tu compañía. A partir de u$s 20 mensuales se puede llegar a obtener un servicio de contactos online, compartir documentos, etc y con u$s 40 mensuales además podemos usar proyectos online, mas espacio, mas usuarios, etc. En síntesis un Sharepoint para tu compañía en caso de que no puedas pagar tus servidores online y un buen enlace. No es mala la opción, en especial para mi país, Argentina, por $120 locales por mes llegas a tener un servicio profesional completo con un buen hosting, enlace, y productos compartidos.